Jobs im Bereich Prozessmanagement

Effizienz und kontinuierliche Verbesserung

Auch die Prozesse variieren je nach Branche, Arbeitgeber und Unternehmensgröße. Die Funktion eines Prozessmanagers für das Unternehmen besteht aber in der Regel darin, die Effizienz der internen Abläufe zu erhöhen, die Kosten zu senken und die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen zu steigern. Damit sind Mitarbeiter in diesem Job ganz erheblich für die Markt- und Konkurrenzfähigkeit von Unternehmen zuständig.

Verantwortliche im Prozessmanagement müssen einen Überblick über die anfallenden Aufgaben, über die Schnittstellen zwischen einzelnen Prozessschritten bzw. Prozessen und über die zur Verfügung stehenden Ressourcen und Kapazitäten haben. Außerdem müssen sie Lösungen für die kontinuierliche Verbesserung erarbeiten.

Prozessmanagement – ein vielfältiger Job

Die Tätigkeit ist komplex und bietet viel Gelegenheit, planerische und organisatorische Fähigkeiten in den Job einzubringen. Prozessverantwortliche müssen stets die Unternehmensziele im Blick haben, darauf achten, dass alle Aufgaben in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden und dass Mensch und Maschine sinnvoll und effektiv zusammenarbeiten. Zudem müssen sie dafür sorgen, dass alle Beteiligten immer ausreichend informiert sind. Sie müssen also ggf. Informationssysteme implementieren und betreuen.

Für Informatiker ergeben sich viele Möglichkeiten, einen Job im Prozessmanagement zu übernehmen. Die fortschreitende Digitalisierung in den meisten Geschäftsbereichen macht auch digitalisiertes Prozessmanagement notwendig. Um schnell, kostengünstig und kundenorientiert zu arbeiten, setzen Firmen häufig Softwarelösungen ein, mit denen einzelne Prozessschritte koordiniert und überwacht werden können. Insbesondere bei komplexen zusammenhängenden Vorgängen können durch digitale Lösungen erhebliche Einsparungen entstehen. Für Informatiker, die zudem über ein ausgeprägtes Fachwissen in der Branche verfügen, in der sie arbeiten möchten, ergeben sich also viele interessante und lukrative Möglichkeiten, im Prozessmanagement zu arbeiten.

Aufgabenbereiche

Die Aufgaben von Prozessverantwortlichen sind der jeweiligen Situation angepasst und können sehr unterschiedlich sein.

Allgemeine Aufgaben

Es gibt einige charakteristische Tätigkeiten, die im Prozessmanagement generell anfallen. Dazu gehört es unter anderem, Geschäftsprozesse zu definieren, zu implementieren und zu managen. Ferner gehören folgende Tätigkeiten in den Aufgabenbereich des Prozessmanagers:

• Erarbeitung von Konzepten und Methoden zur Optimierung von Prozessen,
• Planung von Prozesszielen,
• Definition von Standards für Geschäftsprozesse,
• Unterweisung bzw. Schulung von Fachpersonal,
• Festlegen klarer Schnittstellen zwischen einzelnen Prozessen bzw. Prozessschritten,
• Zuweisung und Überprüfung von Zuständigkeiten, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten,
• Dokumentation von Geschäftsprozessen und
• Controllingaufgaben.

Unternehmensziele stehen im Vordergrund

Bei allen Tätigkeiten des Prozessmanagers steht es im Vordergrund, die Unternehmensziele zu erreichen. Diese dienen in der Regel dazu, dass die Gewinne erhöht werden und das Unternehmen eine gute Marktposition einnimmt. In vielen Branchen geht es darum, die Kundenzufriedenheit zu steigern: Loyale Kunden bedeuten meist weniger Ausgaben für Neuakquise. Zu diesen Zielen trägt das Prozessmanagement direkt bei. Daher ist es für Mitarbeiter in diesem Bereich wichtig, sich in ihrer Arbeit auf folgende Aspekte zu konzentrieren:

• Die Prozessdurchlaufzeiten sollen möglichst gering gehalten werden.
• Den Kunden soll ein ansprechendes Preis-Leistungs-Verhältnis angeboten werden.
• Die versprochene bzw. von den Kunden erwartete Qualität soll zu hundert Prozent geliefert werden.
• Die Liefertreue soll zu hundert Prozent eingehalten werden.
• Flexible Reaktionen auf Marktveränderungen sollen möglich sein.

Um dem gerecht zu werden, müssen Prozessmanager in der Lage sein,

• mit Kennzahlen zu operieren und Analysen durchzuführen,
• Prognosen abzugeben, wie sich Prozessanpassungen auswirken werden,
• die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten zu pflegen und
• Mitarbeiter in Prozessabläufe einzuweisen.

Arbeitsbereiche

Die Arbeit des Prozessmanagers findet zum großen Teil am PC statt. Auch Werkbegehungen und Meetings mit Führungskräften und Mitarbeitern aus unterschiedlichen Abteilungen und Unternehmensebenen sind Teil eines Prozessmanagement-Jobs. Nicht nur in regelmäßig stattfindenden Unternehmensprozessen, auch in Projekten können Prozessanpassungen notwendig sein, daher müssen Prozessmanager oft auch Aufgaben in einem Projekt übernehmen.

Allgemeine Fähigkeiten und Soft Skills

Besonders wichtig sind in jedem Fall

• ein hohes analytisches Verständnis,
• eine gute Koordinationsfähigkeit und
• ein stark ausgeprägtes problemlösendes und wirtschaftliches Denken.

Hinzu kommen als Soft Skills

• eine hohe Kommunikationsfähigkeit,
• die Fähigkeit, beispielsweise in einem Projekt Aufgaben sinnvoll zu delegieren und
• die Fähigkeit, auf auftretende Widerstände flexibel und individuell einzugehen.

Ein Prozessmanager muss in der Lage sein, komplexe Zusammenhänge, die nicht immer auf der Hand liegen, zu erkennen und Verbesserungspotenzial in Prozessen und an Schnittstellen zwischen Prozessen zu sehen.

IT-Spezialisten, die einen Job im Prozessmanagement haben, müssen Probleme analysieren, abstrakt denken können und Lösungen in entsprechender Software umsetzen. Beispielsweise muss ein Mitarbeiter in diesem Bereich die Prozessschritte in einer Produktions- oder Lagerhalle erfassen und Bearbeitungszeiten und Transportwege so aufeinander abstimmen, dass die Produktionszeit verkürzt, die Lagerauslastung verbessert oder Leerlaufzeit reduziert wird.

Technische Abläufe und Mitarbeiterbedürfnisse berücksichtigen

Arbeitgeber, die Mitarbeiter für einen Job in diesem Bereich suchen, erwarten in der Regel, dass die Verantwortlichen Planung, Durchführung und Controlling gleichermaßen im Blick haben und dabei immer die Unternehmensziele berücksichtigen.

Die Fähigkeit, Abläufe unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit und der Effizienz zu sehen, steht also bei fast allen Tätigkeiten im Vordergrund. Gerade deswegen ist es in diesem Bereich essenziell, alle Aspekte miteinzubeziehen. Dazu gehört es zum Beispiel auch, dass Mitarbeiter, die an den Abläufen beteiligt sind, nicht einfach als Ressourcen gesehen werden, die so eingesetzt werden können, dass sie eine maximale Leistung erbringen. Prozessmanager sollten daher auch ein hohes Maß an Empathie und die Fähigkeit haben, auf die Bedürfnisse aller Beteiligten einzugehen. Es geht also nicht nur darum, die technischen Abläufe zu optimieren, sondern sämtliche Einflussfaktoren zu berücksichtigen, die für einen reibungslosen Ablauf notwendig sind.

Erforderliche Kenntnisse

Die erforderlichen Kenntnisse hängen natürlich vom Einsatzbereich ab. In der Regel sind aber Kenntnisse über Unternehmensabläufe, über Organisationsstrukturen und über verschiedene Arbeitsmethoden bzw. -prinzipien, wie z. B. Scrum oder Lean Production, erforderlich.

Technisches Verständnis und IT-Kenntnisse werden in den meisten Fällen vorausgesetzt. Insbesondere in Unternehmen, die noch in der Umstellungsphase auf digitale Methoden sind, sind Prozessmanager mit IT-Hintergrund gefragt, da sie nicht nur Abläufe analysieren, sondern auch entsprechende digitale Lösungen umsetzen können.

Beispielsweise schafft die Digitalisierung des Logistikbereichs in vielen Firmen Bedarf an Personen, die zum Beispiel den Einsatz digitaler Erfassungssysteme, wie RFID-Systeme, prüfen oder digitale Kanban-Boards implementieren. Dazu ist ein umfangreiches und teilweise sehr spezifisches Fachwissen notwendig.

Erforderliche Abschlüsse und Voraussetzungen

In vielen Fällen haben Prozessmanager ein technisches Studium der Informatik, der Elektrotechnik oder Informationstechnik absolviert. Auch ein Studium in anderen Fachrichtungen, wie Logistik oder Pharmazie kann eine gute Grundlage sein, zumal hier die jeweilige Branche eine Rolle spielt.

Viele Arbeitgeber bieten die Möglichkeit eines dualen Studiums an, das es ermöglicht, schon während der Ausbildung Praxiserfahrung zu sammeln. Diese ist im Bereich Prozessmanagement von großer Bedeutung und ein Pluspunkt bei Bewerbungen, da es in der Praxis eben doch oft etwas anders aussieht, als es im Lehrbuch steht.

Auch Quereinsteiger haben die Möglichkeit, im Prozessmanagement zu arbeiten, wenn sie entsprechende fachliche Kenntnisse und ausreichendes IT-Wissen mitbringen.

In welchen Bereichen können Sie arbeiten?

Wer nach einem Job im Prozessmanagement sucht, findet in ganz unterschiedlichen Bereichen Stellenangebote. Dazu gehören unter anderem die Logistikbranche, produzierende und Dienstleistungsunternehmen.

Verdienstmöglichkeiten

Die Verdienstmöglichkeiten variieren wie in den meisten Bereichen je nach Branche, Standort und Größe des Unternehmens sowie nach Berufserfahrung des Mitarbeiters. Allgemein sind die Verdienstmöglichkeiten in diesem Bereich gut. So liegt das Durchschnittsgehalt für einen Mitarbeiter im Prozessmanagement bei ca. 3.300 Euro pro Monat. Mit einem Leitungsposten kann das Gehalt auch zwischen 5.000 und 6.000 Euro pro Monat liegen.

Perspektiven

Ein Job im Bereich Prozessmanagement bietet aller Voraussicht nach auch zukünftig gute berufliche Perspektiven, da das Prozessmanagement eine essenzielle Stellschraube für den Unternehmenserfolg ist. Prozessmanager sorgen für eine hohe Effizienz der Unternehmensabläufe und tragen damit erheblich zu den Marktchancen des Unternehmens bei.

Der Job eignet sich für Menschen, die in hohem Maße analytisch denken und Interesse daran haben, aus vielen möglichen Wegen den effizientesten herauszuarbeiten.