Dankschreiben nach dem Vorstellungsgespräch: Darauf müssen Sie achten

Nicht nur im Alltag freuen sich Ihre Mitmenschen über ein Dankeschön. Auch nach dem Vorstellungsgespräch kann ein “Danke” viel bewirken. Dieses wird in Form eines Briefes oder einer E-Mail an den Gesprächspartner verschickt.

Das Dankschreiben wird heutzutage kaum genutzt. Doch gerade deshalb können Sie sich mit ein paar wenigen Sätzen viel Wertschätzung ausdrücken. Ganz nebenbei lassen sich so auch weitere Sympathiepunkte beim potenziellen Arbeitgeber sammeln.

Worauf Sie bei der Erstellung dieses Schreibens achten und welche Fehler Sie vermeiden sollten, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Ein “Dankeschön” ist nicht nur Grund zur Freude, dieses Wort ist auch ein Zeichen von Höflichkeit. Die Frage, ob man nach dem Vorstellungsgespräch ein Dankschreiben verfassen sollte, wird dennoch heiß diskutiert.

Einige vertreten die Meinung, dass diese Schreiben überflüssig sind und der Personaler es als Masche ansehen und negativ werten könnte. Vor allem bei einer ungünstigen oder schlechten Formulierung ist das durchaus möglich.

Andererseits ist ein ehrlich gemeintes “Danke” ein Grund zur Freude. Wenn es authentisch und nicht schleimend rüberkommt, ist das Dankschreiben eine gute Idee. Oft werden Bewerber darum gebeten, sich nach dem Gespräch noch einmal zu melden. Eine gute Möglichkeit, sein Interesse an der Stelle zu bekunden und sich gleichzeitig für den Austausch zu bedanken.

Es gibt weitere Gründe, warum Sie diesen Brief oder diese E-Mail schreiben sollten:

• Einige Mitarbeiter der Personalabteilung könnten diese Geste auch als Engagement deuten, das deutlich über den Bewerbungsprozess hinausgeht. In diesem Fall würden Sie beim Personaler einen guten Eindruck hinterlassen.
• Dieses Follow-up ist vielleicht nicht der entscheidende Faktor dafür, ob Sie den Job bekommen oder nicht, aber der Arbeitgeber wird Sie dadurch in guter Erinnerung behalten.
• Da das Dankschreiben von vielen Bewerbern nicht verwendet wird, können Sie sich damit positiv von anderen abheben. 

Nach einer Absage oder einem misslungenen Gespräch einen Dankesbrief verschicken? Auch in diesen Situationen kann es sinnvoll sein. So rücken Sie sich in ein besseres Licht und falls Bewerber abspringen sollten, haben Sie mit Ihrer Bewerbung eine gute Ausgangssituation.

Feste Regeln gibt es für das Verfassen eines Dankesbriefs oder einer Dankesmail nicht. In dieser Hinsicht widerspricht dieses Format allen übrigen Normen und Standards, die normalerweise mit dem Bewerbungsprozess verknüpft werden. Der wichtigste Tipp, den Sie beachten sollten: Dieses Schreiben ist Ausdruck Ihrer Dankbarkeit und sollte dementsprechend auch individuell und persönlich verfasst werden.

Der Aufbau
Das Schreiben besteht aus fünf Elementen: der Anrede, der Bezug, die Danksagung, die Komplimente und dem Schlusssatz. Sowohl Struktur als auch die folgenden Formulierungen sind Beispiele. Denn wie gesagt: Sie sollten das Schreiben persönlich und individuell formulieren und sich höchstens inspirieren lassen, sich jedoch nicht sklavisch an Beispielformulierungen halten.

Die Anrede: Am besten ist es, wenn Sie Ihren Gesprächspartner mit Namen ansprechen. Versuchen Sie sich also die Vor- und Nachnamen der Teilnehmer zu merken. Ansonsten wirkt das Schreiben wie ein Massenbrief und alles andere als persönlich.

“Sehr geehrter Herr XYZ / Sehr geehrte Frau XYZ”

Die Danksagung: Bedanken Sie sich bereits im ersten Satz. So wird dem Empfänger klar, worum es geht und was Ihr Anliegen ist. Der einfachste Weg ist, seinen Dank, für die Aufmerksamkeit und die Zeit des Gegenübers auszudrücken. Weitere Optionen könnten Fragen, Hinweise oder Anregungen sein. Die Betonung, dass Sie die Stelle wirklich reizt, ist auch denkbar.

“Für das nette Gespräch am TT.MM.JJJ danke ich Ihnen sehr. Insbesondere die entspannte Atmosphäre vor und nach dem Vorstellungsgespräch hat mir sehr geholfen, weniger nervös zu sein.”

Der Bezug: Im Folgenden können Sie dann darauf eingehen, warum Sie dieses Dankschreiben verfasst haben. An dieser Stelle lassen sich auch Dinge erwähnen, korrigieren oder weitere Aspekte anführen, die Sie vielleicht im Bewerbungsgespräch vergessen haben. Wenn Ihnen dieser Abschnitt Probleme bereitet: Überlegen Sie, was Ihnen besonders positiv aufgefallen ist.

“Da das Interview sehr schnell vorbeiging, wollte ich noch einen Aspekt aus unserem gemeinsamen Gespräch erneut aufgreifen. Meine Kenntnisse im Bereich XYZ konnte ich in meinem derzeitigen Job bereits häufiger anwenden. Mit der Herausforderung XYZ, die Sie in Ihrem Stellenangebot beschreiben und die wir gemeinsam diskutiert haben, bin ich also sehr gut vertraut .”

Das eine oder andere Kompliment: Achten Sie darauf, es nicht zu übertreiben und Floskeln zu vermeiden. Komplimente sind angebracht, solange Sie zum Kontext passen. Erwähnen Sie die angenehme Gesprächsatmosphäre oder Antworten, die für Ihre Rückfragen hilfreich waren.

“Der Eindruck, den Ihr Kollege im Rahmen des Gesprächs bei mir hinterlassen hat, hat mich nicht nur beeindruckt. Dieser hat mich darin bestärkt, dass ich Ihr Team und Ihr Unternehmen, mit meinen Fähigkeiten wie XYZ gewinnbringend unterstützen kann.”

Der Schlusssatz: Dieser Satz darf natürlich nicht fehlen. Hier können Sie Ihren Wunsch, für das Unternehmen arbeiten zu dürfen, bekräftigen. Wie beim Kompliment gilt: Übertreiben Sie es nicht.

“Ich stehe Ihnen auch weiterhin für schriftliche oder telefonische Fragen gerne zur Verfügung.”

Egal ob Sie einen Dankesbrief oder eine Dankesmail verfassen: Fügen Sie dem Schreiben noch eine handschriftliche Unterschrift hinzu. Für den E-Mail-Text können Sie Ihre Unterschrift einscannen und dann als Bild einfügen.

Der Empfänger
Das Dankschreiben verfassen Sie immer für eine Person. Ihr Bewerbungsgespräch fand mit mehreren Teilnehmern statt? In diesem Fall müssen Sie nur den Gastgeber adressieren. Wenn das Gespräch von mehreren Parteien geführt wurde, können Sie den Empfänger darum bitten, Grüße auszurichten oder den Dank weiterzuleiten.

Die Form
Setzen Sie beim Dankesbrief auf hochwertiges Papier und eine handschriftliche Unterschrift, die Sie zusammen mit dem Datum ans Ende setzen. Vergessen Sie auch nicht Ihren Namen, Ihr Unternehmen sowie Ihre Adresse zu platzieren.

Sie können das Schreiben am PC oder handschriftlich erstellen. Letzteres wirkt auf den Empfänger persönlicher. Überlegen Sie, was für die jeweilige Situation am ehesten angebracht ist.

Wenn Sie sich für ein handschriftliches Dankschreiben entscheiden, achten Sie auf eine leserliche und ordentliche Handschrift. Sie haben nichts davon, wenn der Empfänger den Brief nicht lesen kann. Im Gegenteil: dieser zweite Eindruck könnte sich auch negativ auf den Bewerbungsprozess ausüben.

Die Länge
Für ein Dankeschön braucht es nicht viele Worte. Auf diese Weise sollten Sie auch das Schreiben handhaben. Versuchen Sie sich kurzzufassen und den Text bei einer Kernaussage zu belassen – es handelt sich schließlich nicht um ein zweites Bewerbungsschreiben.

Der beste Zeitpunkt

Warten Sie mit dem Versand des Dankschreibens nicht zu lange. Spätestens eine Woche nach dem Bewerbungsgespräch sollte der Gastgeber oder der Personaler Ihr Schreiben auf seinem Schreibtisch – oder in seinem E-Mail-Postfach –  haben.

Grundsätzlich können Sie entscheiden, wie Sie das Dankschreiben verschicken wollen. Gegen eine E-Mail spricht also nichts. Versuchen Sie Ihren elektronischen Brief so bald wie möglich nach dem Vorstellungsgespräch zu verschicken. Dann haben Sie gute Chancen, dass sich Ihr Gesprächspartner Ihre E-Mail entsprechend einsortieren kann.

Der Vorteil eines Briefes: Dieser sieht  bnwertvoller aus. Hier haben Sie weitaus mehr Zeit und Mühen investiert als in eine Mail. Insbesondere dann, wenn es sich nicht um eine Massenkarte handelt, kann ein handgeschriebener Dankesbrief eine positive Erinnerung beim Personaler oder einem anderen Empfänger auslösen.

Achten Sie wie bei all Ihren Bewerbungsunterlagen darauf, dass der Brief keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler enthalten. Sehen Sie bei den Kontaktdaten genau hin und stellen Sie sicher, dass Sie den Namen des Empfängers richtig geschrieben haben. 

Weitere Fehler, die Sie vermeiden sollten:

• Adressieren Sie nur einen einzelnen Empfänger – und keine ganze Gruppe.

• Versuchen Sie ein persönliches Dankschreiben zu formulieren – alles andere wirkt unprofessionell und auf den Adressaten wie ein Serienbrief.

• Verzichten Sie beim Schreiben auf Floskeln oder überflüssige Formulierungen.

• In der Kürze liegt die Würze. Belassen Sie es bei einer Kernaussage. Sie müssen den Brief nicht unnötig in die Länge ziehen.

• Warten Sie mit der Erstellung und dem Versand nicht zu lange. Innerhalb einer Woche nach dem Gespräch sollte Ihr Gesprächspartner den Brief erhalten haben.

Das Schreiben bildet den gelungenen Abschluss Ihres Bewerbungsprozesses. Mit dem Brief bringen Sie Ihrem potenziellen Arbeitgeber Wertschätzung entgegen. Gleichzeitig können Sie noch einmal zeigen, wie sehr Sie an einem Stellenangebot interessiert sind.

Sie müssen nur darauf achten, dass Sie Ihr Dankschreiben möglichst persönlich formulieren, es mit der Länge des Textes nicht übertreiben und von Floskeln absehen. Eine besondere persönliche Note verleihen Sie Ihrem Schreiben, in dem Sie dieses handschriftlich auf einem hochwertigen Papier verfassen.