Telefoninterview: Worauf Sie bei diesem Teil des Bewerbungsprozesses achten sollten

Rechnen Sie also damit, auch zu solch einem Interview eingeladen zu werden, bevor Sie zum eigentlichen Vorstellungsgespräch kommen. Auch dieser Schritt im Prozess bedeutet, dass dem Mitarbeiter der Personalabteilung und damit dem potentiellen Arbeitgeber Ihre Bewerbung gefällt.

Diese Form des Interviews verläuft nicht nur ein wenig anders, sondern konfrontiert Bewerber mit vielen weiteren Herausforderungen, die sie sich stellen müssen. Worauf Sie beim Telefoninterview achten müssen, erklären wir Ihnen in diesem Beitrag.

Mal von der derzeitigen Krise abgesehen: Warum will ein Personaler mit Ihnen vorab telefonieren? Hierfür gibt es mehrere gute Gründe. Mitarbeiter der Personalabteilung treffen hier nur eine erste Vorauswahl – sie entscheiden nicht selbst, wer angestellt wird oder wer nicht. Das Telefoninterview spart Zeit für beide Seiten. Und Sie müssen keinen langen Anfahrtsweg absolvieren.

Auch dieses Interview bedeutet, dass Sie im Bewerbungsprozess einen Schritt weiter sind und man sich für Ihre Unterlagen sowie Ihre Person interessiert. Es gibt nur ein paar offene Fragen, die das Unternehmen vorab klären will. Oft entscheidet erst im nächsten Schritt Ihr potenzieller Vorgesetzter, ob Sie eingestellt werden oder nicht.

Betrachten Sie dieses Gespräch also als richtigen und wichtigen Teil des Bewerbungsprozesses. Versuchen Sie sich auch, dementsprechend darauf vorzubereiten.

Wenn Sie Ihre Bewerbungsunterlagen verschickt haben, meldet sich das Unternehmen mit einer Ankündigung oder einer Einladung bei Ihnen. Es kann aber auch vorkommen, dass Sie vom Personaler überraschend und ohne Ankündigung angerufen werden.

In diesem Fall können Sie überlegen, ob Sie sich auf den spontanen Anruf einlassen und dem Personaler damit Ihre Selbstsicherheit und Ihr Selbstbewusstsein zeigen. Oder Sie lehnen den “Überfall” ab. Bei dieser Entscheidung müssen Sie sich nicht rechtfertigen. Es reicht aus, wenn Sie angeben, aus zeitlichen Gründen oder aufgrund eines Termins die Möglichkeit auszuschlagen. Schlagen Sie einen alternativen Termin vor und vergessen Sie nicht, sich zu erkundigen, wie lange das Gespräch dauern wird.

Ein Telefoninterview kann bis zu 30 Minuten dauern – manchmal aber auch mehr. Oft werden nur offene Fragen zu Ihren Bewerbungsunterlagen gestellt wie zum Beispiel Lücken im Lebenslauf oder Phasen der Arbeitslosigkeit. Das Gespräch wird länger dauern? Dann sollten Sie sich gut vorbereiten und auch mit komplexeren Fragen rechnen.

Viel wichtiger als die Dauer ist die Frage, wie Sie die Zeit am Telefon genutzt haben und ob Sie sich dem Personaler gegenüber gut präsentiert haben.

Der Einladung oder Ankündigung entnehmen Sie, ob Sie das Unternehmen anrufen oder Sie angerufen werden. In der Regel erhalten Sie ein paar Terminvorschläge, die Sie bestätigen oder ablehnen können.

Termine lassen sich auch absagen. Vergessen Sie aber nicht, alternative Vorschläge zu machen. Alles andere würde auf den Personaler wie Desinteresse wirken.

Dieses Interview-Format läuft im Grunde wie ein normales Bewerbungsgespräch ab. Es gibt nur wenige Abweichungen von dem folgenden beschriebenen Ablauf:

• Kurze Begrüßung und Vorstellung. Zu Beginn stellt sich der Gastgeber – der Personaler oder ein anderer wichtiger Mitarbeiter des Unternehmens – vor. Dann dürfen Sie Ihre Namen nennen und einen kurzen Abriss Ihres bisherigen Werdegangs geben. Konzentrieren Sie sich dabei auf die Erfahrungen und Kompetenzen, die für die Stelle und das Unternehmen am relevantesten sind. Der Mitarbeiter wird dann die eine oder andere Rückfrage stellen.

• Erfüllen Sie alle Anforderungen? Der Personaler will feststellen, ob Sie alle Erwartungen erfüllen können. Die Frage nach Ihren Vorstellungen, die Sie mit der Stelle verbinden, ist also auch nicht ungewöhnlich. Oder es werden weitere Anforderungen genannt, um zu sehen, ob Sie für den Job wirklich geeignet sind.

• Offene Fragen und weitere Informationen. Der Mitarbeiter der Personalabteilung nutzt das Telefonat, um Sie besser kennenzulernen und die Realität mit den Bewerbungsunterlagen abzugleichen. Bereiten Sie sich also auch auf schwierige Fragen vor.

• Hintergrundinformationen und organisatorische Aspekte. Dazu zählen beispielsweise die Rahmenbedingungen der jeweiligen Stelle wie Ihre Gehaltsvorstellungen oder wann Sie den Job antreten können.

• Der Abschluss: Zeit für Rückfragen. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Auf diese Weise erfahren Sie mehr über Arbeitgeber und Unternehmen. Pluspunkte sammeln Sie, wenn Sie gute Fragen stellen. Bei der Verabschiedung werden Sie über das weitere Vorgehen informiert.

Mit den folgenden Hinweisen können Sie sich noch besser auf das Interview vorbereiten.

So bereiten Sie sich vor

• Üben Sie vorab das Gespräch am Telefon mit Freunden, Verwandten oder der Familie. So werden Sie sicherer und verlieren Ihre Nervosität.

• Sammeln Sie Informationen zum Unternehmen. Wenn Sie mehr über den Arbeitgeber wissen, können Sie auch bessere und gezieltere Rückfragen stellen.

• Lesen Sie die Stellenanzeige erneut und überlegen Sie, welche Qualifikationen Sie anhand Ihrer Erfahrungen und Kompetenzen belegen können. Auf diese Weise heben Sie diese hervor und sind sich Ihrer eigenen Stärken bewusst.

• Wie gut kennen Sie Ihren Gesprächspartner? Werfen Sie vorab ein Blick auf das Xing- oder LinkedIn-Profil des Personalers oder des Mitarbeiters, mit dem Sie es zu tun haben werden. Sie lernen vielleicht ein paar Gemeinsamkeiten kennen oder andere Aspekte, die gut für eine Gesprächsgrundlage sind.

• Rechnen Sie damit, dass Sie vielleicht auch spontan angerufen werden. Es geht weniger darum, Sie aus der Fassung zu bringen. Vielmehr will der Personaler sehen, wie gut Sie mit Stress umgehen können. 

Das beachten Sie im Bewerbungsgespräch per Telefon

• Achten Sie auf Ihre Stimme. Hierbei spielen Aspekte wie Atmung, Lautstärke und Tempo eine Rolle. 

• Versuchen Sie sich kurz und knapp zu halten. Ihnen nimmt es keiner krumm, wenn Sie nervös sind. Aber reden Sie sich auch nicht um Kopf und Kragen.

• Achten Sie auch auf Ihre Ausdrucksweise. Umgangssprachliche Begriffe oder ein Dialekt wirken für den Personaler vielleicht befremdlich und weniger professionell.

• Wer viel redet, dessen Hals und Mund werden oft schnell trocken. Stellen Sie sich ein Glas mit Wasser bereit, um nicht auszutrocknen.

• Lassen Sie Ihr Gegenüber aussprechen. Fallen Sie Ihrem Gesprächspartner nicht ins Wort. Es geht nicht nur um Höflichkeit. Denn wenn Sie zu forsch agieren, wirken Sie schnell unsympathisch.

Viele der folgenden Fehler lassen sich durch eine entsprechende Vorbereitung vermeiden:

• Stellen Sie sicher, dass Sie sich für das Gespräch in einem Gebiet befinden, in dem das Funknetz stabil ist. Ein Funkloch kann schnell unangenehm werden. Außerdem schonen Sie die Nerven aller Beteiligten. Am besten ist es, wenn Sie über das Festnetz telefonieren.

• Suchen Sie sich einen ruhigen Raum, in dem Sie ungestört telefonieren können. Hintergrundgeräusche lenken Sie nicht nur vom Gespräch ab, sondern strapazieren auch die Geduld und die Nerven Ihres Gesprächspartners.

• Halten Sie sich an den vereinbarten Termin. Wie in einem Bewerbungsgespräch vor Ort wirkt es auf den Personaler äußerst unprofessionell, wenn Sie zu spät zum Smartphone oder Telefonhörer greifen.

• Ignorieren Sie das, was um Sie herum passiert. Nur das Telefoninterview spielt eine Rolle. Messenger-Nachrichten oder SMS von Freunden und Verwandten haben hier nichts zu suchen. Bleiben Sie beim Gespräch und lassen Sie sich nicht ablenken.

Natürlich bietet auch diese Art des Bewerbungsgesprächs, viele Möglichkeiten für den Bewerber Fehler zu machen. Es gibt aber keinen Grund zur Sorge.

Wenn Sie sich gut vorbereiten, die zuvor genannten Fehler vermeiden und ruhig bleiben, gelingt Ihnen auch diese Etappe des Bewerbungsprozesses.