E-Mail-Bewerbung: Tipps zum Schreiben und Senden

Zwar bestehen manche Unternehmen noch immer auf eine postalische Bewerbung, aber Online-Bewerbungsmöglichkeiten auf Unternehmenswebseiten und E-Mail-Bewerbungen werden immer häufiger genutzt. Die Bewerbung via E-Mail ist eine Herausforderung für sich. Vor allem beim Anschreiben haben Bewerber viele Optionen. Allerdings gibt es hier viele Dinge, die falsch gemacht werden können.​

Die erste Entscheidung, die Sie treffen müssen: Hängen Sie das Anschreiben an die E-Mail an oder fügen Sie es als Text in die E-Mail ein. Hierfür gibt es keine Musterlösung.​

Falls vom Unternehmen nicht anders angegeben, entscheiden Sie als Bewerber, was zu Ihrer Bewerbung und Ihren Unterlagen am besten passt. Beide Möglichkeiten haben unterschiedliche Vorteile.​

Für das Anschreiben als E-Mail-Text spricht zum Beispiel:​

✓ Die Größe der verschickten Datei wird kleiner.
✓ Der Personaler hat einen Klick weniger, wenn er Ihre Bewerbung lesen will.
✓ Die Gefahr, dass E-Mail oder Anhang wegen Verdachts auf einen Phishing-Versuch oder Malware herausgefiltert oder manuell gelöscht werden, ist geringer.​

Das Anschreiben im Anhang hat die folgenden Vorteile:​

✓ Ihr Anschreiben bildet zusammen mit Ihrem Lebenslauf eine Einheit. Die Weiterleitung Ihrer Bewerbungsunterlagen ist so einfacher.
✓ Wenn Sie das Bewerbungsschreiben separat verschicken, haben Sie mehr Gestaltungsmöglichkeiten für das Dokument.
✓ Der Personaler wird nicht sofort mit Text überfordert, wenn er Ihre E-Mail liest.​

Wie Sie es handhaben, ist Geschmackssache, denn beide Methoden haben ihre Vorteile. Entscheidend ist, womit Sie sich am wohlsten fühlen.​

Wenn Sie sich dazu entschließen, das Bewerbungsschreiben im PDF-Format als Anhang zu versenden, heißt das nicht, dass Sie sich beim Verfassen der E-Mail keine Mühe geben müssen. Bei diesem Vorgehen ist unbedingt darauf zu achten, dass Sie Ihre E-Mail kurz, aber präzise formulieren. Es gilt gekonnt einen Bogen zwischen prägnanter Formulierung und reinem Informationsgehalt zu spannen.​

Der kurze Text hat die Aufgabe, die Neugier des Personalers auf Ihre Bewerbung zu wecken. Der Nebeneffekt: Auch so können Sie sich von der Bewerbermasse abheben.​

Beispiel für eine einfache Formulierung:​

Sehr geehrte Frau XY/ Sehr geehrter Herr YZ,​

hiermit erhalten Sie meine Bewerbung auf Ihre ausgeschriebene Position als Softwareentwickler. Die Stelle reizt mich sehr. Sie entspricht genau meinen Vorstellungen. Mein bisheriger Werdegang und meine Erfahrungen in der Realisierung moderner betriebswirtschaftlicher Anwendungssoftware sowie in der Workflow- (BPEL und BPMN) und Datenmodellierung passen gut zu Ihren Anforderungen. Ich bin davon überzeugt, dass ich mich in Ihrem Unternehmen gewinnbringend einbringen kann.​

Ich freue mich darauf, mich Ihnen persönlich vorstellen zu können, nachdem Sie sich meine Unterlagen im Anhang durchgelesen haben.​

Je nachdem, ob Sie sich um eine klassische oder innovative Stelle bewerben, können Sie Ihr E-Mail-Anschreiben mehr oder weniger formell verfassen. Tabu sind Emoticons, Abkürzungen und Umgangssprache immer. Sie treten mit dem Mitarbeiter der Personalabteilung schließlich in einen professionellen Schriftverkehr.​

Beim Verschicken des Anschreibens als E-Mail-Anhang empfiehlt es sich angesichts der aktuellen Bedrohungslage durch Schadsoftware wie Emotet und Co. auch, sich Gedanken über das verwendete Dateiformat zu machen. Denn als Bewerbung getarnte E-Mails sind ein beliebter Verbreitungsweg solcher Schädlinge [--] kein Wunder also, dass gerade Empfänger in Unternehmen in dieser Hinsicht ein gesundes Misstrauen an den Tag legen.​

Auch besteht die Gefahr, dass bestimmte Formate von vornherein als Schutzmechanismus herausgefiltert werden. Als besonders verdächtig gelten in diesem Zusammenhang MS-Office-Formate wie Word- (oder Excel-)Dateien, die beispielsweise schädlichen Makro-Code enthalten können. Das PDF-Format ist im allgemeinen eine gute Wahl. Auch Bilddateien (etwa für mitgesendete Bewerbungsfotos) in gängigen Formaten gelten als unbedenklich.​

Wenn Ihre E-Mail gleichzeitig das Bewerbungsanschreiben ist, sind Ihnen nur wenige Gestaltungsmöglichkeiten gegeben. Verzichten Sie auf zu lange Absätze und fokussieren Sie sich auf einen gut strukturierten Text.​

Achten Sie darauf, dass Sie eine Text-E-Mail verschicken. Denn HTML-E-Mails werden nicht von allen Unternehmen, bei denen Sie sich bewerben, akzeptiert und viele dieser Mails werden unter Umständen automatisch ausgefiltert.​

Daneben sollten Sie auf die folgenden Dinge achten: Nutzen Sie wichtige Schlagwörter der Stellenausschreibung und integrieren Sie diese in Ihr Anschreiben. Gehen Sie sicher, dass Sie alle Must-have-Qualifikationen erfüllen. Mit der Verwendung branchenüblicher Begriffe punkten Sie nicht nur beim Personaler, sondern bekunden subtil Zugehörigkeit.​

Ebenso wie Anhänge in bestimmten Dateiformaten können auch in E-Mails eingebaute Links, etwa zur eigenen Internetpräsenz oder zu Online-Arbeitsproben, unter Umständen Misstrauen erregen. Denn auch aktuelle Malware nutzt diese Strategie, um Empfänger von Spam-Mails auf dubiose Websites zu locken. Ein Personaler, der einen entsprechenden Verdacht hegt, wird den betreffenden Link im Zweifel nicht öffnen. Daher empfiehlt es sich, mit solchen Verlinkungen eher sparsam umzugehen oder nach Möglichkeit darauf zu verzichten.​

Da Sie in dieser Zeile nur wenige Wörter Platz haben, sollte das Ziel sein, einen möglichst aussagekräftigen Betreff zu formulieren. Trotzdem begehen Bewerber an dieser Stelle oft den gröbsten Fehler: Machen Sie in der E-Mail die ausgeschriebene Stelle erkenntlich – verwenden Sie auch das Wort “Bewerbung”.​

Der Mitarbeiter der Personalabteilung erhält täglich mehrere E-Mails. Es ist Ihre Aufgabe sicherzustellen, dass Ihre Bewerbung bereits im Betreff problemlos zuzuordnen ist.​

Versuchen Sie Ihre E-Mail dem direkten Ansprechpartner zu schicken. Nehmen Sie sich nicht nur die Zeit, den E-Mail-Text in Ruhe zu schreiben, überprüfen Sie auch all Ihre Unterlagen auf Tippfehler.​

• Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Versand nutzen, sollte einen seriösen Namen – Ihren Namen – tragen.​
• HTML-Formatierungen können gut aussehen, Sie können sich aber nicht sicher sein, ob das E-Mail-Programm des Unternehmens diese auch zulässt.​
• Indem Sie mit der persönlichen Ansprache des Empfängers beginnen, stechen Sie bereits aus der Masse hervor. Denn nur wenige Bewerber nehmen sich die Zeit und suchen nach dem passenden Ansprechpartner. Sie enden Ihre E-Mail genauso persönlich mit einer entsprechenden Grußformel. Vergessen Sie nicht Ihren vollen Namen zu verwenden.​
• Wenn das “Du” in der Stellenbeschreibung genannt wird, dürfen Sie Ihren Ansprechpartner entsprechend anreden. Fehlen in der Ausschreibung Hinweise zur Ansprache, sollten Sie die höfliche Sie-Form nutzen.​
• Um Personalern die Arbeit mit Ihren Dokumenten zu erleichtern, sollten Sie nur Zeugnisse und Nachweise mitschicken, die auch zur Stelle passen.​
• Mit einer Lese- und Empfangsbestätigung können Sie sichergehen, dass Ihre Mail gelesen wurde. Allerdings wirkt das etwas aufdringlich. Den Eingang können Sie sich aber auch später bestätigen lassen – z.B. via E-Mail oder per Telefon.​
• Für E-Mail-Bewerbungen gelten ähnliche Wartezeiten wie bei postalischen Bewerbungen. Der Mitarbeiter aus der Personalabteilung wird im Schnitt zwei bis vier Wochen benötigen, um Ihre Bewerbung zu sichten und sich bei Ihnen zu melden.​

Nachdem Sie sich entschieden haben, ob Sie Ihr Bewerbungsanschreiben anhängen oder als E-Mail-Text verfassen, gibt es weitere Dinge, auf die Sie noch achten müssen. Am wichtigsten sind:​

• zu wissen, wer der richtige Ansprechpartner ist.​
• die exakte Stelle im Betreff anzugeben.​
• auf einen gut strukturierten E-Mail-Text und einwandfreie Rechtschreibung in allen Unterlagen zu achten.​
• die Dateigröße so gering wie möglich zu halten. Alles, was größer als 5 MB ist, wird von den meisten E-Mail-Clients ignoriert oder zurückgeschickt.​
• den Personaler mit den wirklich wichtigen Dokumenten zu versorgen und ihn nicht mit überflüssigen Informationen zu langweilen.​

Wer auf all diese Aspekte achtet, sollte mit seiner E-Mail-Bewerbung keine Probleme haben.​